Le scritture e i documenti giustificativi relativi alla contabilità condominiale devono essere conservati per dieci anni dalla data della relativa registrazione. La conservazione è a carico dell’amministratore di condominio il quale, al momento della nomina, dovrà indicare il locale ove saranno tenuti.

Ma quali sono i documenti sensibili che l’Amministratore di Condominio deve conservare?

L’amministratore è tenuto a conservare tutta la documentazione detta fondamentale come:

• I verbali dell’assemblea
• Il regolamento del Condominio
• Le tabelle Millesimali
• Eventuali atti giudiziari

Egli inoltre deve conservare anche la documentazione definita accessoria (quali bollette, contratti d’appalto, fatture fornitori, fatture onorario amministratore) per 10 anni o fino alla prescrizione dei diritti sottesi.

Quali sono i locali ove questi documenti possono essere conservati?

Normalmente tutta la documentazione fondamentale e accessoria viene conservata da parte dell’amministratore presso la sede in cui svolge la propria attività; tuttavia tramite delibera dell’assemblea è possibile definire una sistemazione alternativa che deve essere condivisa da tutti.

In che modo è possibile visionare i documenti condominiali?

La richiesta da parte dei condomini per la consultazione dei documenti non deve trovare ostacoli; infatti la giurisprudenza chiarisce che: i comproprietari possono esercitare, in ogni tempo, la vigilanza ed il controllo sullo svolgimento dell’attività di gestione delle cose, dei servizi e degli impianti comuni e, perciò prendere visione dei registri e dei documenti che li riguardano, sempre che la vigilanza ed il controllo non si risolvano in un intralcio all’amministrazione, non siano contrari al principio della correttezza e che delle attività afferenti alla vigilanza ed al controllo i condomini si addossino i costi.

Prima della Riforma di Condominio (Legge 220/2012) non era previsto quest’obbligo, anche se la giurisprudenza (Tribunale Milano 29/9/1993), aveva considerato irregolare il comportamento dell’amministratore che faceva affluire i versamenti dei condomini sul proprio conto.

Perciò il diritto di prendere visione dei documenti condominiali può essere esercitato da ciascun condomino, e non deve trovare ostacoli da parte dell’amministratore, il quale ha il preciso dovere di esibire tutti i documenti contabili.

E se l’amministratore mi nega la visione dei documenti?

I documenti riguardano la gestione delle cose di proprietà dei condòmini perciò l’amministratore non ha la facoltà di rifiutare la visione dei documenti. Non è necessario che i condomini specifichino le motivazione per cui vogliono consultare la documentazione, spetta all’amministratore, eventualmente, dimostrare che la richiesta pervenuta sia futile o inconsistente.

L’accesso alla documentazione, quindi, deve essere garantito sempre e comunque con l’onere della spesa (eventuali fotocopie, per esempio) a carico del/dei condomini/condomino.

Quali sono i documenti che è bene visionare periodicamente per controllare l’operato dell’amministratore?

Per controllare il buon operato dell’amministratore è bene farsi dare sempre copia di:

• Estratti conto Condominiali: dai quali si può evincere la trasparenza o meno dell’operato;
• Fatture relative ai servizi erogati: le uscite dal conto devono infatti corrispondere all’importo delle fatture.

Con il comma 7° dell’articolo 1129 del Codice Civile la Riforma stabilisce che l’amministratore di condominio è obbligato a far transitare le somme ricevute a qualsiasi titolo dai condomini o da terzi, nonché quelle a qualsiasi titolo erogate per conto del Condominio, su uno specifico conto corrente, postale o bancario, intestato al Condominio.

Questo per garantire piena trasparenza nei confronti dei condòmini e tutelarli verso comportamenti scorretti di amministratori poco affidabili.

Tuttavia non è facile controllare tutte le fatture che pervengono periodicamente, ma è possibile effettuare almeno un controllo a campione; l’amministratore truffaldino, infatti, può mettere a bilancio una spesa di riscaldamento di 20mila euro a fronte di un totale delle fatture di 15mila, intascandosi così la differenza di 5mila. Facile no?

Questo vale anche per importi più piccoli come, ad esempio, nelle spese di pulizia, potrebbe essere facile infatti indicare un costo di 200€ al mese al posto 170€, “guadagnando” ogni mese 30€ per un totale di 360€ all’anno!

Ovviamente per me la Riforma non ha cambiato niente:

• Come sarebbe possibile rendicontare le spese e gli incassi se non tramite conto corrente?
• Vi immaginate incassare quote in contanti da ogni condòmino di ogni condominio e tenerle tutte in un cassetto?

Potete immaginare da soli i pastrocchi che ne verrebbero fuori e, anche agendo in buona fede, si finirebbe a pagare con i soldi di un condominio le spese di un altro.

Incassando soldi in contanti ho anche visto fare questa operazione: in bilancio si indica che una certa spesa è stata di € 1000 ma, potendo fare leva sul nero, si offre alla ditta un certo importo in contanti, di molto minore, e il resto…..sempre in tasca all’amministratore!